"En situation d'urgence, le personnel hospitalier doit être en mesure de joindre le bon médecin de garde rapidement. Or, lorsque les outils en place ne peuvent pas garantir la diffusion d'une information exacte et à jour (notamment lorsque l'information est inscrite sur du papier), il arrive qu'un médecin de garde prévu dans une version initiale du planning soit appelé par erreur parce qu'un changement au planning n'a pas été communiqué. En plus de faire perdre du temps au médecin contacté par erreur et au personnel administratif, ce type d'erreur peut affecter la qualité des soins offerts au patient, surtout si ce dernier est en état critique", explique la société québécoise PetalMD, productrice du logiciel PetalOn-Call utilisé par le CHC. Au Canada, 37.000 médecins sont déjà inscrits sur cette plateforme.

"Pour améliorer la qualité des soins offerts par notre réseau, nous avons voulu moderniser la gestion de nos gardes médicales, car elle n'était pas optimale. Ce que nous voulions, c'est une liste de garde centralisée, toujours à jour et accessible en tout temps par l'ensemble des médecins et des employés du réseau", témoigne le Dr Quentin Dulière, directeur médical adjoint du réseau de soins CHC.

Les outils informatiques utilisés dans les six hôpitaux du CHC ne permettaient pas de garantir la diffusion d'une information exacte et à jour, ni la réception de celle-ci par tous les destinataires concernés. "Chaque modification apportée aux plannings de garde devait être retranscrite et communiquée manuellement sur différentes listes papier", peut-on lire dans l'étude de cas réalisée par la société.

Prendre le temps

Numériser les plannings de garde prend du temps. Au CHC, qui compte plus de 1.000 lits aigus et plus de 700 lits en résidence, il aura fallu un an. "Le déploiement du premier site, celui de l'hôpital Heusy, s'est déroulé sur une période de quatre mois afin de tester l'application et de mettre les procédures d'utilisation en place. Pour chacun des cinq autres hôpitaux, le déploiement aura pris entre un et deux mois."

L'intérêt du système utilisé au CHC est que les médecins peuvent échanger des gardes entre eux ou remplacer leurs collègues sans intermédiaire, c'est-à-dire sans qu'un responsable soit obligé de gérer l'échange. Une notification est envoyée au médecin concerné lorsque les demandes sont approuvées ou refusées. Le changement est appliqué instantanément. Le planificateur est informé qu'une transaction a eu lieu afin de mettre d'éventuelles autres applications à jour (roulement, charges financières...). Par ailleurs, une messagerie sécurisée permet de communiquer efficacement avec les médecins de garde et de leur transmettre des documents, photos ou de l'information directement à partir de leur appareil mobile.

La société québécoise a actuellement des contacts avec des hôpitaux belges et européens pour proposer PetalOn-Call. "Notre force est de proposer un produit sur mesure pour le corps médical", explique Marie-Claude Messier, vice-présidente de PetalMD."Nous pouvons répondre aux spécificités professionnelles complexes du corps médical." Quant au prix du système de numérisation des gardes, il faut compter un budget de 25 euros par mois par médecin. Grâce à un partenariat avec Microsoft, les données sont logées dans le "cloud".