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" Notre nom, Expense Reduction Analysts, donne l'impression que notre objectif est de couper dans les coûts et d'être uniquement des cost-cutters ", explique Pascal Herroelen (59 ans), European Healthcare Coordinator, au sein du cabinet Expense Reduction Analysts. " Nous le faisons, mais notre activité se réduit pas à cela. Notre société est active depuis 25 ans dans une cinquante de pays. Nos collaborateurs ont travaillé dans différentes sociétés et y ont acquis de l'expérience. Nous avons commencé avec des experts qui viennent du monde de télécom, des fournitures de bureau, de l'énergie... Ils savent exactement comment optimiser les coûts et les services. En venant du marché, nous le connaissons très bien et nous avons un bon benchmarking de chaque secteur. "Au sein de ERA, une société spécialisée dans l'optimisation des processus et des structures de coûts, le groupe Healthcare se concentre spécifiquement sur les hôpitaux et maisons de repos. En Belgique, il compte parmi ses clients huit groupes d'hôpitaux (20 hôpitaux) - dont un hôpital universitaire, des hôpitaux de la région Bruxelloise, du Brabant Wallon, du Hainaut, de Liège, de Flandre orientale - et quelques maisons de repos et un groupe de maisons de repos. En outre, ERA a réalisé un audit des frais généraux pour une dizaine d'autres hôpitaux belges. Au niveau international, le cabinet conseille environ 200 hôpitaux." Notre organisation par secteur facilite la communication mutuelle et le partage de meilleures pratiques ", indique Pascal Herroelen, qui assure la coordination du groupe Healthcare avec huit autres associés européens. " Les partenaires s'enrichissent mutuellement de leurs connaissances et les conseils de chacun sont plus rapidement mis en pratique. Nous échangeons par exemple des informations sur les fournisseurs, méthodes et innovations dans le secteur. Dans les soins de santé, il s'agit souvent de marchés à grande échelle, ce qui rend les projets plus complexes et complique parfois la recherche de bons fournisseurs. "ERA réalise des benchmarks en comparant les prix pratiqués dans les cinquante pays dans lequel le groupe est actif. Outre les catégories de coûts générales (comme les télécommunications, les fournitures de bureau et l'énergie), d'autres spécialisations sont également possibles au sein du secteur, notamment dans les différentes thématiques qui font partie du core business des hôpitaux : les gaz médicaux, les instruments médicaux jetables, la pharmacie ou la maintenance des équipements médicaux. Le benchmarking au niveau européen permet aussi de comparer les processus mis en place dans les différents pays en essayant de s'en inspirer au niveau national en tenant compte de la législation locale.Depuis six ans, Pascal Herroelen a utilisé son expertise logistique acquise dans des grands groupes internationaux pour se spécialiser dans l'optimisation des processus opérationnels et des coûts dans les hôpitaux et maisons de repos. " Il y a six ans, mon analyse était que les hôpitaux avaient un retard d'une dizaine d'années au niveau de la logistique. Certaines institutions ont très vite rattrapé leur retard. Elles sont conscientes qu'il y a beaucoup de choses à faire. La logistique est omniprésente dans un hôpital. Notre équipe se compose de personnes qui ont travaillé dans des secteurs qui touchent de près les hôpitaux, par exemple les gaz médicaux, le matériel médical, la pharmacie... Lorsque nous discutons avec les hôpitaux, nos experts arrivent exactement à comprendre leurs problèmes. Nous pouvons parler d'égal à égal avec les fournisseurs mais aussi avec les CEO, les CFO et dans certains cas même avec les médecins et les pharmaciens. "Pascal Herroelen souligne que Maggie De Block a donné un involontaire coup de pouce à ERA en demandant il y a deux ans aux hôpitaux de réduire encore leurs coûts. " Les hôpitaux étaient dès lors nettement plus réceptifs pour trouver des solutions. Les résultats des dernières études Maha montrent bien que les hôpitaux doivent encore faire des efforts pour réduire leurs coûts. Il ne faut évidemment pas tout déconstruire. Lorsque nous intervenons dans un hôpital c'est soit pour répondre à un problème précis - par exemple le coût du courrier, du transport ou de la téléphonie -, soit pour réaliser des audits sur les coûts généraux. Nous comprenons les problèmes des clients parce que nous avons déjà apporté des solutions à d'autres institutions en Belgique ou à l'étranger. Notre première approche est d'examiner les frais généraux et de repérer quelques " anomalies " en fonction du nombre de lits de l'hôpital, de son activité, des fournisseurs... Récemment, par exemple, j'ai révélé à un hôpital qu'il avait un contrat avec deux opérateurs téléphoniques alors qu'il croyait ne travailler qu'avec un seul opérateur. Nous avons découvert une importante erreur de facturation. Les comptes des hôpitaux sont complexes, surtout lorsqu'ils multisites. "Le mode de rémunération du cabinet ERA est assez original. Le cabinet est payé en fonction des économies qui seront réalisées grâce à ses conseils. Dès lors, le cabinet suit durant deux ans l'implémentation des recommandations pour évaluer leur efficacité. Une formule qui permet au client de ne pas devoir payer des montants importants en consultance sans obtenir des résultats concrets. " Nos résultats sont bons parce que nous parvenons à faire réaliser des économies à notre client, à deux chiffres dans la plupart des cas, tout en essayant d'installer une relation win-win avec les fournisseurs. "Pascal Herroelen ne cache pas qu'il faut parfois convaincre les responsables hospitaliers euxmêmes, dont les acheteurs qui négocient les contrats, qu'il est possible d'encore optimaliser les coûts. " Les acheteurs intelligents nous voient comme une aide. D'autres peuvent nous percevoir comme un danger pour eux. Souvent lorsqu'on collabore, ils se rendent compte que nous sommes là pour les soutenir. Comme nous voyons des dizaines de contrats similaires sur une année, nous devons forcément mieux connaître le marché qu'eux. Dans les hôpitaux, les acheteurs ne sont pas pléthoriques. Ils ont beaucoup de travail et ne sont pas opposés à recevoir un coup de main. D'autant plus, que les acheteurs peuvent dès lors en obtenant de bons résultats démontrer à leur direction générale que leur fonction permet de faire économiser beaucoup d'argent à leur institution. "